Деловая переписка

Спорим, что вы если не всегда, то хотя бы иногда ведете деловую переписку посредством электронной почты и мессенджеров, согласовываете в них условия поставок, заказы, сроки и другие моменты, которые не вошли в текст договора? А еще могу предположить, что вы если и отправляете оригиналы документов почтой, то это только сами договоры и бухгалтерские документы, а если вас коллеги из юридического отдела или бухгалтерии не прижмут к стенке, то вы и про это можете забыть, потому что есть ведь сканы (наверное), а есть и так дела поважнее, чем эти «бумажки». И это нормально, потому что деньги зарабатывать приоритетнее, чем думать о том, что уже в прошлом.

Как в моей практике проигрывалась история с копиями:

- суд принимает заверенные копии и не просит подлинники;

- суд принимает заверенные копии и просит предоставить подлинники;

- как сторона процесса я просила суд обязать противную сторону предоставить оригинал документа, так как, оригинала не существует в природе, мой доверитель никогда его не подписывал. На что суд со ссылкой на ст. 75 АПК РФ указал, что у суда отсутствует обязанность истребовать подлинники документов, суду достаточно заверенной копии документа. Другие судьи в подобных случаях удовлетворяли мое ходатайство и истребовали у противной стороны подлинник документа.

Как бывший сотрудник юридического отдела предприятия могу по своему опыту сказать, что в глубине души всегда успокаивала себя тем, что если до суда дело дойдет, то хотя бы есть подписанные сканированные копии договора и документов к нему. Конечно, это лучше, чем ничего думала я, но нет, всё не так. L

Вот выдержка из судебного акта апелляционной инстанции (18 ААС):

«Апелляционный суд отмечает, что для придания электронному документу юридической силы в нем должны присутствовать необходимые реквизиты и должна быть подтверждена компетентность источника документа. К необходимым реквизитам относятся идентификационный код, должность и фамилия лица, ответственного за изготовление документа, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе, а также должны быть созданы технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами. В настоящее время единственным, прямо указанным в законодательстве и применяемым на практике средством подтверждения происхождения электронного документа является применение электронно-цифровой подписи. Общие правила, регулирующие порядок и условия использования ЭЦП, установлены Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с указанным Законом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи (документе на бумажном носителе или электронном документе, выдаваемом участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи). Законодательство не исключает возможности применения иных форм подтверждения подлинности электронных документов и подписи уполномоченных лиц. Но как в случае применения ЭЦП, так и при применении какого-либо иного способа подтверждения подлинности электронного документа стороны должны заключить соглашение, регулирующее отношения по обмену между ними электронными документами. В таком соглашении должны содержаться:

- условия и порядок электронного документооборота; - условия и порядок использования ЭЦП (либо иного кода/способа подтверждения);

 - порядок урегулирования разногласий в случае возникновения спора о факте заключения либо содержания документов, переданных по электронной связи.

При отсутствии такого соглашения суд вправе не принимать к рассмотрению в качестве доказательств электронные документы (см. Письмо ВАС РФ от 19 августа 1994 г. N С1-7/ОП-587). Поскольку подлинники документов в материалах дела отсутствуют, судебная коллегия критически оценивает представленные документы, и полагает, что они не могут оцениваться в качестве допустимых доказательств наличия обязательственных отношений между истцом и ответчиком, а также подтверждать факт поставки товара истцом первому ответчику. Процессуальное законодательство допускает использование в качестве доказательств заверенные копии документов, а отсутствие у стороны подлинника представленного доказательства, само по себе не исключает использование имеющейся в деле копии в качестве надлежащего доказательства. Копии не нотариально удостоверенные могут быть признаны «надлежащим образом заверенными» только в том случае, если юридическое лицо, заверившее такие копии, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (подлинник документа находится в его законном распоряжении, например, был адресован и доставлен организации способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции) или если юридическое лицо является стороной сделки и располагает подлинным экземпляром договора. »

Напомню, что с 01 июля 2018 года в действие введен "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

Какие выводы сделаны и мои рекомендации на основе этих выводов:

  1. Идеально. Своевременно обеспечивать обмен оригиналами документов, потому что ваши задачи все время обновляются и вопрос по обмену оригиналами документов быстро теряет свою актуальность. Обязать в положениях о договорной работе или в должностных инструкциях ответственных лиц обеспечивать возврат оригиналов в вашу компанию строго в установленные сроки.
  2. Не приступать к исполнению обязательств по договору без подписанных документов.
  3. Все-таки вести переписку по спорным вопросам посредством услуг Почты России (хотя бы заказные письма, в идеале – с описью вложения). Особенно, когда на кону существенная для вашего предприятия сумма денег.
  4. В договоре указывать возможность обмена информацией по исполнению договора посредством электронной почты с обязательным указанием конкретного адреса электронной почты. Согласовать в договоре, что сторонами такой способ признается надлежащим и допустимым, и каждая сторона договора самостоятельно обеспечивает доступ к указанному адресу только уполномоченных лиц и соответственно несет риск негативных последствий вследствие использования указанным электронным почтовым ящиком неуполномоченными лицами.
  5. Если используете в деловой переписке мессенджеры, то необходимо в договоре также зафиксировать номера телефонов, привязанные к мессенджеру и возложить на каждую сторону  обязательство за добросовестное использование этих средств связи и риск негативных последствий вследствие недобросовестного использования неуполномоченными лицами мессенджеров.
  6. Запретить сотрудникам использовать личные электронные почтовые адреса в работе (можно в форме приказа по предприятию).

 

Чем наша компания может быть вам полезна:

  1. Разработаем типовой договор, в котором предусмотрим все детали, исходя из деятельности вашего предприятия.
  2. Проведем правовую экспертизу на предмет наличия условий с риском для имущественных интересов вашей компании. Примем участие в согласовании условий договора с вашим контрагентом.
  3. Подготовим проект положения о договорной работе;
  4. Подготовим регламент по документообороту в вашей компании;
  5. Осуществим представительство в суде, если интересы вашей компании были ущемлены в результате недобросовестных действий ваших контрагентов.